II. Contexte

Sous la direction et la supervision directe de la Représentante, Assistant(e) Principal(e) dirige l’exécution de l’ensemble des services liés à la Représentation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations et des programmes du bureau Pays de l’ONU FEMMES en République Démocratique du Congo et ses différents partenaires.

III. Fonctions / Principaux Résultats Attendus

• Gérer l’agenda de la Représentante de l’ONU Femmes avec rigueur, tact et diligence. Recevoir et répondre aux visiteurs de marque ;
• Traiter avec minutie les communications téléphoniques de la Représentante ;
• Suivre les voyages, le paiement des DSA ainsi que les congés de la Représentante de l’ONU Femmes et de son Adjoint;(Préparer les autorisations de voyage,  dossier de demande de Visas) ;
• Assurer le protocole de la Représentante pour toutes ses réunions avec des Hautes Personnalités et autres partenaires et organiser ses réceptions officielles;
• Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;
• Préparer, recevoir et analyser les correspondances de la Représentante de l’ONU Femmes et en assurer le suivi, le classement et le partage si nécessaire;
• Assurer les synergies avec les Assistant(e)s des bureaux des autres agences du SNU, et des bureaux l’ONU Femmes de la sous-région (ESARO) ;
• Tenir à jour un répertoire avec les noms, fonctions et contacts des Ministres et autres Hautes Personnalités gouvernementales, du Corps diplomatique, etc.
• Organiser les voyages de la Représentante de ONU Femmes et entretenir le lien avec les autres Chefs d’Agences et Représentants dans d’autres pays ainsi que leurs assistantes ;
• Tenir à jour le suivi de hand over notes pour les absences de la Représentante au bureau ;
• Tenir à jour l’agenda des missions et de congé  de la Représentante ;
• Préparer les réquisitions dans Atlas et assurer leur suivi ;
• Etre capable d’accomplir  toutes les autres taches demandées par le bureau relativement à l’appui aux opérations.

• Expérience dans une Organisation internationale ou mission diplomatique notamment comme Assistant(e) auprès de Direction ou bureau de représentation  serait un atout.
• Avoir une bonne maitrise dans le domaine protocolaire et/ou diplomatique.
• Excellente capacité de négociation et de recherche de consensus avec les autres
• Esprit d’équipe et une bonne communication
• Grande maitrise des logiciels (Microsoft Excel, Word, power point, internet, etc.)

Gestion et Leadership

• Se concentrer sur la gestion des requêtes de la Représentante de l’ONU Femmes
• Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite.
• aptitude à travailler dans un environnement international, multiculturel et sous pression.
• Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités.

Gestion des connaissances et apprentissage

• Partage des connaissances et d’expérience
• Appui activement l’apprentissage continu du personnel et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique et applique les compétences nouvellement acquises

COMPETENCES CORPORATIVES
 
Valeurs/Ethique

• Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité des Nations Unies/ONU FEMMES et des standards éthiques ;
• Fait la promotion de la vision, de la mission et des objectifs stratégiques d’ONU FEMMES ;
• Traite les populations sans favoritisme

•  Au minimum six (6) années d’expérience en tant qu’assistante de Direction ou d’assistante Administrative, au niveau national qu’international de préférence dans une agence des Nations Unies.
• Une bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook). Une connaissance des systèmes de gestion basée sur le Web et ATLAS est requise.
• Expérience au sein du système des Nations Unies serait un atout.