::Titre::: Assistant(e) principal(e)

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TERMES DE REFERENCE
ASSISTANT (E)  PRINCIPAL (E)
I.  Informations sur le Poste
Titre :   Assistant (e) Principal (e)
Grade Actuel : SC 7
Type de contrat : Contrat de Service
Lieu d’affectation: RDC, Kinshasa
Date limite : 24 Juin 2015
Point focal: https://jobs.undp.org/ 

II. Contexte

L’ONUFEMMES est Fondée sur le principe d’égalité inscrit dans la Charte des Nations Unies, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes (ONU Femmes) travaille pour l’élimination de la discrimination contre les femmes et les filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire, de la paix et la sécurité. Plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, l’ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour s’assurer que les engagements sur l’égalité des sexes et l’intégration du genre se traduisent en action à travers le monde. L’ONU Femmes fournit un leadership fort et cohérent pour appuyer les priorités et les efforts des états membres, et crée des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs concernés.Dans le but de mieux de renforcer son système administratif,  le bureau de l’ONU-FEMMES RDC procède au recrutement d’un (e) Assistant(e) Principal(e) pour assurer la gestion administrative au niveau de la Représentation.

Sous la direction et la supervision directe de la Représentante, Assistant(e) Principal(e) dirige l’exécution de l’ensemble des services liés à la Représentation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations et des programmes du bureau Pays de l’ONU FEMMES en République Démocratique du Congo et ses différents partenaires.

III. Fonctions / Principaux Résultats Attendus

Résumé des fonctions principales :
Sous la conduite et la supervision générale de la représentante, Assistant(e) Principal(e)
aura à accomplir les fonctions suivantes :

  • Gérer l’agenda de la Représentante de l’ONU Femmes avec rigueur, tact et diligence. Recevoir et répondre aux visiteurs de marque ;
  • Traiter avec minutie les communications téléphoniques de la Représentante ;
  • Suivre les voyages, le paiement des DSA ainsi que les congés de la Représentante de l’ONU Femmes et de son Adjoint;(Préparer les autorisations de voyage,  dossier de demande de Visas) ;
  • Assurer le protocole de la Représentante pour toutes ses réunions avec des Hautes Personnalités et autres partenaires et organiser ses réceptions officielles;
  • Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations ;
  • Préparer, recevoir et analyser les correspondances de la Représentante de l’ONU Femmes et en assurer le suivi, le classement et le partage si nécessaire;
  • Assurer les synergies avec les Assistant(e)s des bureaux des autres agences du SNU, et des bureaux l’ONU Femmes de la sous-région (ESARO) ;
  • Tenir à jour un répertoire avec les noms, fonctions et contacts des Ministres et autres Hautes Personnalités gouvernementales, du Corps diplomatique, etc.
  • Organiser les voyages de la Représentante de ONU Femmes et entretenir le lien avec les autres Chefs d’Agences et Représentants dans d’autres pays ainsi que leurs assistantes ;
  • Tenir à jour le suivi de hand over notes pour les absences de la Représentante au bureau ;
  • Tenir à jour l’agenda des missions et de congé  de la Représentante ;
  • Préparer les réquisitions dans Atlas et assurer leur suivi ;
  • Etre capable d’accomplir  toutes les autres taches demandées par le bureau relativement à l’appui aux opérations.
IV. Compétences fonctionnelles :
  • Expérience dans une Organisation internationale ou mission diplomatique notamment comme Assistant(e) auprès de Direction ou bureau de représentation  serait un atout.
  • Avoir une bonne maitrise dans le domaine protocolaire et/ou diplomatique.
  • Excellente capacité de négociation et de recherche de consensus avec les autres
  • Esprit d’équipe et une bonne communication
  • Grande maitrise des logiciels (Microsoft Excel, Word, power point, internet, etc.)

Gestion et Leadership

  • Se concentrer sur la gestion des requêtes de la Représentante de l’ONU Femmes
  • Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite.
  • aptitude à travailler dans un environnement international, multiculturel et sous pression.
  • Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités.

Gestion des connaissances et apprentissage

  • Partage des connaissances et d’expérience
  • Appui activement l’apprentissage continu du personnel et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique et applique les compétences nouvellement acquises

COMPETENCES CORPORATIVES
 
Valeurs/Ethique

  • Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité des Nations Unies/ONU FEMMES et des standards éthiques ;
  • Fait la promotion de la vision, de la mission et des objectifs stratégiques d’ONU FEMMES ;
  • Traite les populations sans favoritisme
V. Qualifications
Education: Etre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, complété par une formation supérieure en sciences commerciales et administratives, en secrétariat de direction ou dans un domaine équivalent.
Expérience:
  •  Au minimum six (6) années d’expérience en tant qu’assistante de Direction ou d’assistante Administrative, au niveau national qu’international de préférence dans une agence des Nations Unies.
  • Une bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook). Une connaissance des systèmes de gestion basée sur le Web et ATLAS est requise.
  • Expérience au sein du système des Nations Unies serait un atout.
Langues : Une bonne maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais sont requis


Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

::::Lieu:::
Kinshasa (CD)
LA SOCIETE
::::Nom:::
ONUFEMMES
::::Description:::
CONTACT
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